Studierendenparlament
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Protokoll der 5. Sitzung der 2025

Entwurf

Anwesenheit: Annabelle, Alisha, Katharina, Robert, David
Abwesend: KEINEN

TOP 1: Wahlen

TOP 1.1.: Wahl Vorsitz - Robert

Ja stimmen - 5
Nein Stimmen - 0
Enthaltungen - 0

TOP 1.2.: Wahl Stellvertretung

es findet sich keine Kandidat:in

TOP 2: Berichte

TOP 2.1: Bericht Besuch F-Ref

  • wir wollten eine Checkliste
  • die Checkliste wird noch erstellt/Termin wird gemacht
  • Finanz Ref hatte gerade Prüfungsstress/Personalstress
  • Grundstruktur der Elementaren Haushaltsprüfung ist aber vorhanden
  • Robert hackt nach

TOP 2.2: Bericht Besuch Ute

  • David hat sich erklären lassen wie die Barkasse im AStA funktioniert.
    PRIVAT
  • Es gibt den Safe bei Ute. Der wird genutzt für Bargeldvorschüsse und Einnahmen von Fachschaften etc. bei Veranstaltungen
    PRIVATE
  • der wird geführt mit einer Exceltabelle.
  • Es soll dahin kommen, dass die Tabelle einmal pro Monat als PDF gesichert wird. Das funktioniert momentan noch nicht so gut
  • Veranstaltungssperren werden nur formlos per Mail ans Sekretariat weitergeleitet. Man könnte die Durchsetzung dieser Sperren überprüfen
  • Es kommt auch Geld wieder zurück in den AStA. Das sind meistens Spenden oder Pfandeinnahmen. für den Pfand gibt es Kassenbons. Bei den Spenden kann man die Glaubhaftigkeit der Beträge überprüfen.
  • Tatsächliche Buchung läuft bei Petra im Datev. Ute und Petra setzen sich alle 3 Monate zusammen und übertragen die Kassenbuch Daten in Datev.
  • Utes Kasse am besten Montags prüfen.
  • David fühlt sich verantwortlich eine abhakbare Liste dafür zu erstellen.

Erste Barkassenprüfung: David/Kathi/Robert - 13 o’clock yeah! 14.04.2025

TOP 3: Prüftermin Fachschaften & Prüfteam Aufteilung

Fachschaften:

April/Mai/Juni - in diesem Zeitraum

Liebe Fachschaft …,

wir sind der Finanzprüfungsausschuss des Studierendenparlamentes. Unsere Aufgabe ist es, jedes Jahr stichprobenartig unter anderem die Buchhaltung der Fachschaften zu prüfen.

Dazu würde XY & ich gerne in XY Woche einmal bei euch vorbeikommen. Ist zur dieser Zeit SPEZIFISCHER TERMIN VORSCHLAG in der Fachschaft?

Geprüft wird das Haushaltsjahr 2021.

Keine Sorge wir sind nicht böse & möchten vor allem konstruktiv prüfen durchführen um euch Sicherheit über eure Kasse zu geben und damit auch (rechtlich) zu entlasten.

Beste Grüße

XY

Wie funktoniert Kassenführung bei der Fachschaften:

  • Fachschaften bekommen regelmäßig eine Zuwendung des AStA (2 Euro pro Semesterbeitrag - siehe Semesterschlüssel)
  • Jede Fachschaft hat ein Konto, aufgeführt in der Haushaltstabell
  • Geld kann nach Beschluss des FS Rat ausgegeben werden
  • Kassenbons/Rechnungen sind dreh und Angelpunkt für die Rückzahlung
  • Einnahmequellen
    • Spenden, Pfand, Gelder für Events/Fahrten
    • Problem bei spenden: weniger Nachweise für die Herkunft
    • Gelder/Fahrten - Summen sollte mit verkauften Karten über einstimmen - Zahl wird im Finanzkonzept festgehalten
  • Alle Ausgaben & Einnahmen sollten als Kopie vorhanden sein (nahe Legen das Rechnungen auch in der Fachschaft gelagert werden)
  • Beschlüsse müssen öffentlich dokumentiert von einer Mehrheit der Fachschaft gefasst werden (Kassenwart:in muss das unterschrieben werden)
  • Blaue oder Lilazettel für Bargeldvorschüsse (Blau) & Erstattungen (Lila) diese sollten im Kassenordner vorhanden sein
  • Fachschaften können überweisen (über die Buchhaltung) - sind Orange & heißen Zahlungsanordnung, müssen vom Kassenwart unterschrieben werden
  • Gelder können hinterzogen werden:
    • Ausgaben haben einen nachvollziehbaren Zweck (Rechnungen/Bons müssen da sein!) bei Sachanschaffungen muss auch eine Inventarisierung da sein
    • Aus Karten/Glühwein/… verkaufen wird weniger Einnahmen gemeldet als tatsächlich ist
  • Kiosk der Physik & Mathe
    • FS Gelder werden Kiosk-Gut gekauft
    • Kleiner Gewinn über Sume Up an Studis zurück gezahlt
    • Kiosk ist mehr oder weniger Selbstverwaltet & auf Vertrauensbasis
    • in der Vergangenheit sind keine Summen verschwunden
    • nicht Veruntreuung in diesem Sinne sondern Diebstahl
  • Fahrten sollten digital bezahlt werden!
    • das können wir kontrollieren
  • Rechnungen müssen richtig adressiert sein

Wir brauchen Zugang zu:

  • Haushaltsordner für ein Jahr/Ordentliche chronologische Trennung
  • Zugang zum Kassenwart:in wäre ideal
  • Haushaltsplan & Kassenbericht (alle 6 Monate)

Prüfung nach dem Zweck (z.B. 2000€ für ein Weihnachtsessen)

  • in der Checkliste als Kommentarkasten

Robert - Bei F-Ref für Checkliste nochmal nachhaken & Checkliste erstellen

Alle gucken sich einmal die Kassenschulungs Powerpoint an

TOP 4: AStA Kasse Prüfung der Dokumentation Terminierung

  • 14.04. 13 Uhr

Offene Fragen:

  • Autonome Referate - aktuell weniger Struktur
    • machen Beschlüsse für ihre Ausgaben, werden auf VVen getroffen
  • Inventarprüfung des AStA bzw. von Malte Prüfbericht über die Inventur geben lassen (Robert)